Die meisten Unternehmen wechseln ihre Reinigungsfirma zwei bis drei Jahre zu spät. Nicht, weil die Unzufriedenheit fehlt — sondern weil der Wechsel nach Aufwand aussieht und der Status quo nach dem kleineren Übel. Tatsächlich ist ein geordneter Anbieterwechsel in sechs bis zehn Wochen zu schaffen, wenn man ihn als Projekt mit sieben Schritten behandelt statt als Bauchentscheidung. Diese Checkliste führt durch alle sieben — von der ehrlichen Bestandsaufnahme bis zu den ersten 90 Tagen mit dem neuen Dienstleister. Wenn Sie zunächst wissen wollen, was ein neuer Vertrag kosten dürfte, liefert unser Preisrechner eine erste Spanne; und was eine sauber organisierte Unterhaltsreinigung leisten muss, lesen Sie in der Leistungsbeschreibung.
Schritt 1: Die Unzufriedenheit dokumentieren — vier Wochen lang
Bevor Sie kündigen, sammeln Sie Fakten. Vier Wochen lang jede Beanstandung notieren: Datum, Raum, Mangel, gemeldet an wen, Reaktion. Das hat drei Zwecke. Erstens trennt es echte Leistungsmängel von Einzelärgernissen — wer nur den einen übervollen Papierkorb vom Dienstag erinnert, überschätzt oder unterschätzt sein Problem. Zweitens ist die Liste die Grundlage für ein letztes Klärungsgespräch mit dem Bestandsanbieter: Manchmal ist das Problem eine überlastete einzelne Kraft oder eine nie angepasste Leistungsbeschreibung, und ein Wechsel wäre der teurere Weg zum gleichen Ergebnis. Drittens — falls es doch zum Wechsel kommt — wissen Sie präzise, was der neue Anbieter besser machen muss. „Sauberer" ist kein Ausschreibungskriterium; „Sanitärbereiche auch freitags gereinigt, Besprechungsräume vor 8 Uhr fertig" ist eines.
Schritt 2: Vertrag und Kündigungsfrist prüfen
Holen Sie den bestehenden Vertrag hervor — oft das erste Mal seit Jahren — und prüfen Sie vier Punkte: die Kündigungsfrist (üblich sind drei Monate zum Quartals- oder Monatsende, es kommen aber auch Jahresverträge mit automatischer Verlängerung vor), die Form der Kündigung (Schriftform, Zugang nachweisbar), Sonderkündigungsrechte bei dokumentierten Leistungsmängeln nach erfolgloser Abmahnung, und laufende Verpflichtungen wie hinterlegte Schlüssel, gestellte Spender oder geleaste Matten. Aus Frist und gewünschtem Startdatum ergibt sich rückwärts Ihr Zeitplan. Kündigen Sie erst, wenn Schritt 4 läuft — eine Kündigung ohne Nachfolger im Verfahren erzeugt genau den Zeitdruck, unter dem schlechte Verträge unterschrieben werden.
Ein Hinweis für den Fall der Abmahnung: Setzen Sie eine konkrete Frist zur Nachbesserung und benennen Sie die Mängel aus Ihrer Dokumentation. Ohne diese Förmlichkeit verlieren Sie das Sonderkündigungsrecht, das Ihnen den Rest der Laufzeit ersparen könnte.
Schritt 3: Leistungsverzeichnis aktualisieren
Der Wechsel ist der richtige Moment, das Soll neu zu definieren — nicht das alte Pflichtenheft zu kopieren, mit dem es unzufrieden machte. Erstellen Sie ein aktuelles Leistungsverzeichnis mit Raumbuch, Intervallen je Raumkategorie und ergebnisorientierten Beschreibungen; die vollständige Anleitung dafür haben wir im Leitfaden zum Leistungsverzeichnis aufgeschrieben. Prüfen Sie dabei besonders, was sich seit dem letzten Vertrag geändert hat: Belegung und Homeoffice-Quote, umgebaute Flächen, neue Nutzungen. Viele Objekte bezahlen 2026 noch die Intervalle ihrer Vollpräsenz von vor Jahren — welche Rhythmen heute zu Ihrer Nutzung passen, behandelt der Intervall-Leitfaden.
Schritt 4: Ausschreiben und vergleichen
Drei bis fünf Anbieter reichen. Geben Sie allen dasselbe Leistungsverzeichnis und dieselbe Frist, und bestehen Sie auf einer Objektbesichtigung vor Angebotsabgabe — ein Anbieter, der ohne Besichtigung anbietet, kalkuliert Ihr Objekt nicht, sondern einen Durchschnitt, und korrigiert später. Vergleichen Sie dann nicht die Endsumme, sondern die Kalkulation: ausgewiesene Stundenzahl, Flächenleistung, Lohngruppe. Wie Sie erkennen, ob ein Preis unterhalb der tariflichen Realität liegt — und warum Sie solche Angebote aussortieren sollten —, haben wir in der Analyse der Reinigungskosten vorgerechnet.
Stellen Sie im Bietergespräch die vier Fragen, die Hochglanzprospekte nicht beantworten: Arbeitet der Betrieb ausschließlich mit eigenem, angestelltem Personal oder mit Subunternehmern? Wer ist die feste Ansprechperson für Ihr Objekt, und wer vertritt sie? Wie werden Leistungen dokumentiert? Und wie läuft eine Reklamation konkret — Meldeweg, Frist, Nachweis? Die Antworten gehören schriftlich ins Angebot. Warum die Beschäftigungsstruktur auch rechtlich für Sie relevant ist, erklärt der Artikel zur Auftraggeberhaftung.
Schritt 5: Den Übergang vertraglich absichern
Beim neuen Vertrag auf vier Punkte achten, die speziell den Wechsel betreffen. Erstens ein realistisches Startdatum mit Puffer zur Kündigungsfrist des Altvertrags — eine Woche Überlappung ist besser als ein reinigungsfreies Loch. Zweitens eine Einarbeitungsphase mit erhöhter Präsenz der Objektleitung in den ersten Wochen. Drittens eine Anfangsgrundreinigung als gesonderte Position: Der neue Anbieter übernimmt sonst den aufgelaufenen Pflegezustand des alten als Dauerlast, und Sie bezahlen die Versäumnisse des Vorgängers in jeder künftigen Beanstandung. Viertens kurze Fristen und ein Sonderkündigungsrecht für die Probezeit — sechs Monate mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit sind marktüblich verhandelbar und disziplinieren beide Seiten.
Eine Randnotiz zum Personal: Anders als in manchen Branchen gibt es in der Gebäudereinigung keine allgemeine tarifliche Pflicht, das Bestandspersonal des Vorgängers zu übernehmen; ein Betriebsübergang nach § 613a BGB kommt nur in Betracht, wenn tatsächlich Personal und Organisation übernommen werden. Wenn einzelne bewährte Kräfte bleiben sollen, sprechen Sie das aktiv an — gute Anbieter prüfen eine Übernahme gern, entscheiden aber nach eigenem Auswahlverfahren.
Schritt 6: Die Übergabewoche organisieren
Der eigentliche Wechsel ist Logistik. Eine kurze Checkliste für die Übergabewoche:
- Schlüssel und Transponder vom Altanbieter vollständig zurücknehmen — gegen Quittung, gegen die Ausgabeliste geprüft — und an den neuen dokumentiert ausgeben; Alarmcodes ändern
- Begehung zu dritt: alter Anbieter, neuer Anbieter, Sie — Zustand protokollieren, Bestandsschäden festhalten, damit sie nicht dem Neuen zugerechnet werden
- Material und Geräte trennen: Was gehört dem Altanbieter, was Ihnen (Spender, Matten, Verbrauchsmaterial-Bestände)?
- Interne Kommunikation: Belegschaft und Empfang informieren, wer ab Montag im Haus ist und wie gemeldet wird — sonst laufen Reklamationen wochenlang an den falschen Adressaten
- Erste Grundreinigung terminieren, idealerweise vor dem ersten regulären Reinigungstag
Der Zeitplan auf einen Blick
Damit die sieben Schritte ein Projekt ergeben, hier der typische Ablauf rückwärts vom gewünschten Start gerechnet — bei drei Monaten Kündigungsfrist:
| Wochen vor dem Start | Schritt |
|---|---|
| 16–12 | Mängel dokumentieren, Klärungsgespräch mit dem Bestandsanbieter |
| 14–12 | Vertrag prüfen, Leistungsverzeichnis aktualisieren |
| 13 | Kündigung zustellen (Frist wahren, Zugang nachweisen) |
| 12–8 | Ausschreibung, Besichtigungen, Bietergespräche |
| 8–6 | Vergabe, Vertragsverhandlung mit den Übergangsklauseln |
| 2–1 | Übergabewoche vorbereiten: Schlüssel, Begehung, Kommunikation |
| 0 | Start mit Anfangsgrundreinigung |
Wer früher kündigen muss, als die Ausschreibung dauert, zieht Schritt 4 vor die Kündigung — niemals umgekehrt.
Schritt 7: Die ersten 90 Tage steuern
Ein neuer Dienstleister ist nach zwei Wochen eingearbeitet, aber erst nach drei Monaten beurteilbar. Steuern Sie diese Phase aktiv: wöchentliche kurze Begehung im ersten Monat, danach zweiwöchentlich; Beanstandungen sofort und über den vereinbarten Weg melden, nicht sammeln; nach sechs Wochen ein strukturiertes Zwischengespräch mit der Objektleitung anhand Ihrer Dokumentation aus Schritt 1 — dieselben Punkte, die den Wechsel ausgelöst haben, sind der Maßstab, an dem der neue Anbieter zu messen ist. Und halten Sie die Zügel auch im Erfolgsfall: Die Qualität, die ein Anbieter in der beobachteten Anfangszeit zeigt, ist sein Können; die Qualität nach einem Jahr ist seine Organisation.
Wann sich der Wechsel rechnet — und wann nicht
Zum ehrlichen Schluss: Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt einen Wechsel. Wenn Ihre Dokumentation aus Schritt 1 vor allem Kommunikationsprobleme zeigt und der Bestandsanbieter im Klärungsgespräch konkret nachbessert, ist Bleiben oft die wirtschaftlichere Entscheidung — ein Wechsel kostet Sie intern realistisch 15 bis 25 Arbeitsstunden über alle Schritte. Wenn die Liste aber wiederkehrende Leistungsausfälle, nicht erreichbare Ansprechpartner oder Zweifel an der Beschäftigungsstruktur zeigt, wird Bleiben mit jedem Quartal teurer als der geordnete Schnitt. In diesem Fall: Starten Sie mit dem Leistungsverzeichnis, holen Sie sich vergleichbare Angebote — und geben Sie dem Projekt die sechs bis zehn Wochen, die es braucht, um es genau einmal zu machen.