Das Leistungsverzeichnis ist das wichtigste Dokument Ihrer Reinigungsausschreibung — und das am häufigsten fehlende. Ohne ein LV vergleichen Sie Angebote, die Verschiedenes versprechen: Der eine Anbieter kalkuliert die Teeküchen täglich, der andere gar nicht; der eine rechnet Glas innen mit, der andere verweist auf Nachtrag. Die Preisdifferenz, die Sie dann vergleichen, ist keine Leistungsdifferenz, sondern ein Missverständnis mit Ansage. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie ein Leistungsverzeichnis erstellen, das vergleichbare Angebote erzeugt und später als Vertragsgrundlage taugt — egal ob für ein Büro, eine Praxis oder ein Wohnobjekt einer Hausverwaltung. Was die einzelnen Leistungsarten wie Unterhaltsreinigung und Grundreinigung umfassen, können Sie parallel in unseren Leistungsbeschreibungen nachlesen; eine erste Preisorientierung für Ihre Eckdaten liefert der Preisrechner.
Was ein Leistungsverzeichnis leistet — und was nicht
Ein Leistungsverzeichnis (LV) beschreibt abschließend, was in welchen Räumen in welchem Rhythmus zu reinigen ist und wie die Qualität gemessen wird. Es ist damit dreierlei zugleich: Kalkulationsgrundlage für den Anbieter, Vergleichsmaßstab zwischen Angeboten und später der Maßstab, an dem Sie Reklamationen festmachen. Was es nicht ist: eine Stellenbeschreibung. Ein gutes LV schreibt das Ergebnis fest, nicht die Handgriffe — ob die Fachkraft den Boden mit welchem Gerät wischt, ist ihre Profession; dass er streifenfrei und trittsicher ist, ist Ihr Anspruch.
Schritt 1: Die Bestandsaufnahme — das Raumbuch
Grundlage jedes LV ist ein Raumbuch: eine Liste aller zu reinigenden Räume mit Fläche, Bodenbelag und Nutzung. Klingt banal, entscheidet aber über die Qualität jedes späteren Angebots. Gehen Sie das Objekt physisch durch — Grundrisse veralten schneller, als man denkt — und erfassen Sie je Raum:
- Raumnummer und Bezeichnung (Büro 2.14, Teeküche EG, WC Herren 1. OG)
- Fläche in m², möglichst aus dem Grundriss, sonst gemessen
- Bodenbelag (Teppich, Vinyl, Fliese, Parkett) — er bestimmt Verfahren und Grundreinigungsintervall
- Nutzungsart und Besonderheiten (Publikumsverkehr, Serverraum mit Zutrittsregel, höhenverstellbare Tische)
Gruppieren Sie anschließend in Raumkategorien: Verkehrsflächen, Büroflächen, Sanitär, Küchen/Sozialräume, Sonderflächen. Für ein LV genügt es, Leistungen je Kategorie zu definieren und Abweichungen einzeln zu regeln — ein LV mit vierzig identischen Einzelraum-Beschreibungen liest niemand, und es ändert sich bei jedem Umbau.
Schritt 2: Leistungsarten trennen
Der häufigste Strukturfehler ist die Vermischung von Regelleistung und Sonderleistung. Trennen Sie sauber:
Unterhaltsreinigung ist die wiederkehrende Regelreinigung nach festem Turnus — sie bildet die Monatspauschale. Grundreinigung ist die intensive, seltene Bearbeitung (Beläge aufarbeiten, Beschichtung erneuern), üblicherweise ein- bis zweimal jährlich, gesondert bepreist. Glasreinigung innen und außen läuft in eigenen Intervallen und braucht je nach Fassade eigene Technik — was dazugehört, beschreibt unsere Seite zur Glasreinigung. Sonderleistungen auf Abruf (Bauzwischenreinigung, Ereignisreinigung nach Wasserschaden, Graffitientfernung) gehören als Stundensatz- oder Einzelpreisposition ins LV, nicht in die Pauschale.
Für jede Leistungsart gehört ins LV: der Leistungsumfang je Raumkategorie, der Turnus, der Leistungszeitraum (wann darf gereinigt werden) und die Abrechnungslogik.
Schritt 3: Intervalle festlegen — ehrlich statt maximal
Intervalle sind der größte Kostenhebel des LV. Der Reflex, überall „täglich" anzukreuzen, macht die Ausschreibung teuer; der Gegenreflex, überall zu strecken, macht das Objekt sichtbar ungepflegt und provoziert Nachträge. Als Faustregel hat sich bewährt: Sanitärräume und Teeküchen täglich (Hygiene), Verkehrsflächen und Eingangsbereiche täglich bis dreimal wöchentlich (erster Eindruck), Büroflächen zwei- bis dreimal wöchentlich, Nebenflächen wöchentlich. Wie Sie Intervalle systematisch aus Nutzung und Publikumsverkehr ableiten, behandelt unser Leitfaden zu Reinigungsintervallen im Detail.
Wichtig für die Vergleichbarkeit: Schreiben Sie Intervalle als Zahl pro Woche je Raumkategorie ins LV („Büroflächen: 3×/Woche"), nicht als Prosa („regelmäßig"). Und legen Sie fest, wie mit Feiertagen und Betriebsferien umgegangen wird — verschieben, nachholen oder entfallen die Termine? Jede dieser Antworten ist vertretbar; keine davon sollte erst bei der ersten Rechnung diskutiert werden.
Schritt 4: Ergebnis beschreiben, nicht Handgriffe
Formulieren Sie Leistungen als prüfbares Ergebnis. Statt „Böden feucht wischen": „Bodenbeläge frei von Verschmutzung, Streifen und Rückständen; Trittsicherheit gewährleistet." Statt „Papierkörbe leeren": „Abfallbehälter geleert, Beutel ersetzt, Sammelplatz ordnungsgemäß bestückt." Der Unterschied zeigt sich bei der Abnahme: Ein Ergebnis kann man abnehmen oder beanstanden, einen Handgriff nicht — niemand stand daneben.
Zwei Ausnahmen, in denen Verfahren doch ins LV gehören: Hygienebereiche, in denen Verfahren vorgeschrieben sind — in Arztpraxen etwa die Vorgaben aus Hygieneplan und RKI-gerechter Praxisreinigung —, und Materialschutz, wo falsche Chemie Schäden anrichtet (Naturstein, geöltes Parkett). Dort schreiben Sie die Anforderung fest, nicht die Marke des Mittels.
Schritt 5: Qualitätsmessung und Reklamationsweg
Ein LV ohne Qualitätsregelung ist eine Preisliste. Legen Sie drei Dinge fest. Erstens die Messmethode: In der Praxis bewährt sind turnusmäßige gemeinsame Begehungen mit Punktesystem je Raumkategorie; für größere Objekte können Sie sich am Kennzahlensystem der DIN EN 13549 für die Reinigungsqualität orientieren. Zweitens den Reklamationsweg: an wen wird gemeldet, in welcher Frist wird nachgebessert (üblich: 24 Stunden für Mängel, sofort bei Hygiene- oder Sicherheitsrelevanz), was passiert bei wiederholter Nichtleistung. Drittens die Dokumentation: Leistungsnachweise je Termin, Begehungsprotokolle, ein fester Ansprechpartner mit Vertretungsregel auf Anbieterseite.
Ein Leistungsverzeichnis ist erst vollständig, wenn drin steht, wie gemessen wird. Alles andere verlagert den Qualitätsstreit auf den Moment, in dem er am teuersten ist.
Schritt 6: Die kaufmännischen Positionen
Damit die Angebote vergleichbar werden, gehören ans Ende des LV die kaufmännischen Festlegungen: Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen; Preisanpassungsklausel (üblich und legitim ist die Kopplung an die allgemeinverbindlichen Tariflohnerhöhungen der Branche — pauschale „Indexmieten" für Reinigung sind es nicht); Nachweispflichten des Anbieters zu Beschäftigung und Versicherungen, wie wir sie im Artikel zur Auftraggeberhaftung als Prüfliste zusammengestellt haben; Regelungen zu Schlüsseln und Alarmanlage; und die Anforderung, dass das Angebot die kalkulierte Stundenzahl und Flächenleistung ausweist. Diese letzte Zeile ist unscheinbar und wirkt Wunder: Sie macht jede Kalkulation nachrechenbar.
Die häufigsten Fehler — und wie Sie sie vermeiden
Flächen aus dem Mietvertrag übernehmen. Mietfläche ist nicht Reinigungsfläche. Archiv- und Technikräume, die nie gereinigt werden, blähen die Kalkulation auf; nicht erfasste Außenbereiche fehlen ihr.
„Alles inklusive" schreiben. Ein LV, das keine Grenzen zieht, lädt zu Niedrigpreisen ein, die später über Nachträge korrigiert werden. Klare Abgrenzung schützt beide Seiten.
Intervalle ohne Nutzungsbezug. Ein LV, das für das Erdgeschoss mit Kundenempfang dieselben Intervalle vorsieht wie für das Archiv im Keller, bezahlt an einer Stelle zu viel und sieht an der anderen ungepflegt aus.
Qualitätsregelung vergessen. Siehe oben — der teuerste der vier Fehler, weil er sich erst im laufenden Vertrag zeigt.
Das LV nach Vertragsschluss wegheften. Ein LV lebt: Umbauten, geänderte Belegung und neue Nutzung gehören eingepflegt, sonst reinigt der Anbieter in zwei Jahren nach einem Dokument, das Ihr Objekt nicht mehr beschreibt.
Mit Vorlage arbeiten — aber richtig
Eine gute LV-Vorlage spart Ihnen den Aufbau und die Systematik; sie nimmt Ihnen aber weder das Raumbuch noch die Intervall-Entscheidungen ab, denn genau darin steckt Ihr Objekt. Der sinnvolle Umgang mit einer Vorlage sieht deshalb so aus: Struktur und Formulierungen übernehmen, jede Raumkategorie gegen den eigenen Grundriss prüfen, Intervalle bewusst je Nutzung setzen statt Voreinstellungen durchzuwinken — und jede Position streichen, die auf Ihr Objekt nicht zutrifft. Eine Vorlage, die unverändert durch die Ausschreibung geht, ist ein sicheres Zeichen, dass Schritt 1 übersprungen wurde; das merken auch die Anbieter, und die Sorgfalt ihrer Kalkulationen sinkt entsprechend.
Vom LV zum Vertrag
Mit Raumbuch, getrennten Leistungsarten, ehrlichen Intervallen, Ergebnisbeschreibung, Qualitätsregelung und kaufmännischen Positionen haben Sie ein Dokument, das drei Dinge gleichzeitig kann: Es erzeugt Angebote, die Sie tatsächlich vergleichen können; es gibt dem Anbieter die Sicherheit, knapp und trotzdem auskömmlich zu kalkulieren; und es wird ohne Änderung zur Anlage Ihres Reinigungsvertrags. Wenn Sie auf dieser Grundlage ein Angebot anfordern, bekommen Sie eine Kalkulation auf Ihre Zahlen statt einer Schätzung auf Verdacht — und Sie erkennen den seriösen Anbieter daran, dass er Ihr Leistungsverzeichnis liest, Rückfragen stellt und im Zweifel eine Position ehrlich hinterfragt, statt einfach alles zu unterschreiben.